Festplanleggeren: hva du bør gjøre når

Dato og lokale er det som låser alt annet, og de bør på plass først. I høysesong — mai, juni og desember — er både lokaler og DJ-er booket lenge i forveien.

Så snart datoen er satt, er det verdt å sikre DJ-en. Det er den leverandøren som oftest er utsolgt først, fordi hver DJ bare kan ta én jobb per kveld.

Nå bør du legge ut oppdraget eller kontakte DJ-er direkte. Beskriv arrangementet så konkret du kan: dato, sted, antall gjester, omtrentlig tidsramme, og om lokalet har lydanlegg.

Jo mer presist oppdraget er, jo mer sammenlignbare blir tilbudene du får. Vage forespørsler gir vage priser, og da må alt avklares på nytt senere.

Nå settes kveldens gang: når kommer gjestene, når serveres maten, når holdes talene, og når åpner dansegulvet. Del skjemaet med DJ-en — hen planlegger etter det.

Samtidig er det tid for musikkretningen. Noen få låter som må spilles, noen få som ikke skal spilles, og en beskrivelse av gjestene. Det er mer nyttig enn en liste på hundre sanger.

Bekreft riggetid og adkomst med lokalet, og sørg for at DJ-en vet hvem hen skal møte på stedet. Avklar parkering, heis eller trapper, og hvor utstyret kan stå.

Dette er også tidspunktet for å sende over eventuelle endringer i gjesteantall eller tidsskjema. Endringer som kommer nå er uproblematiske — endringer som kommer på selve dagen er det ikke.

Sett av tid til rigg og lydsjekk før gjestene kommer, og pek ut én person som kan svare på spørsmål underveis — gjerne en forlover eller en kollega, ikke deg som er vert.

Og så: la DJ-en lese rommet. Du har valgt hen for erfaringen. De beste kveldene er nesten alltid de der DJ-en fikk styre siste time selv.